Case
Quickscan Procesoptimalisatie
Optimalisatie van End-to-End proces ‘Financieel ontzorgen statushouders’
Aanleiding en doelstelling
Het huisvesten van statushouders is voor gemeenten een grote uitdaging. Het financieel begeleiden van deze statushouders is daar vaak een onderdeel van. Een van die uitdagingen is dat er meerdere partijen in de keten samen moeten werken. Ook de beperkte financiële middelen gooien vaak roet in het eten. De gemeente Den Bosch vroeg daarom advies om het proces van financiële begeleiding van statushouders onder de loep te nemen. Het doel: knelpunten wegnemen, efficiënter gebruik van middelen bewerkstelligen en de ketensamenwerking verbeteren.
Aanpak en werkwijze
Door het toepassen van de processive quickscan hebben we snel de scope in kaart kunnen brengen en deze afgestemd met de ketenpartners. Vervolgens zijn we, snel maar grondig, de processen in gedoken om zoveel mogelijk procesdata boven water te krijgen. Onderdeel van de processive quickscan is een gedegen analyse van de procesinformatie (en vastlegging hiervan middels BPMN), om zo tot nieuwe inzichten te komen en de doelstellingen te waarborgen. De bevindingen zijn in een iteratief proces besproken en getoetst met de relevante ketenpartners en stakeholders. Zo was maximale betrokkenheid gewaarborgd, wat ten goede komt aan het resultaat.
Resultaat en toegevoegde waarde
De uitkomst van de processive quickscan was een adviesrapport met concrete handvatten, waar de organisatie direct mee aan de slag kon, met daarin:
- Quick-wins
- Een gefaseerde aanpak
- Concrete verbeterpunten met oplossingsrichtingen
- Processen in detail vastgelegd in BPMN
De gedetailleerde BPMN-procesmodellen maken de informatie uit het rapport tastbaar en direct toepasbaar in de praktijk.
