Case
Selectie en inrichting BPM(N) software
Onafhankelijk advies omtrent aanschaf BPM(N)-software t.b.v. inrichting procesmanagement
Aanleiding en doelstelling
Bij CITO was er behoefte aan meer inzicht en controle over periodiek terugkerende processen. Daarnaast bestond er een wens om processen te optimaliseren in het kader van efficiëntie en kosten. Het doel was dan ook om processen in kaart te brengen, secuur vast te leggen en deze beheersbaar te maken. Dit door procesmanagement in te richten en te verankeren via een BPM(N) tool.
Aanpak en werkwijze
Het beginpunt was het vaststellen van een processcope. Vervolgens is een BPM(N) toolselectie gedaan samen met CITO, om zo de juiste tool te vinden die voldoet aan de behoeften en wensen van de organisatie. Deze tool is vervolgens via een proof-of-concept geïmplementeerd. Door een doortastende procesanalyse zijn de processen vervolgens blootgelegd en gedocumenteerd in deze tool volgens de BPMN standaard. Op deze manier konden deze processen grondig geanalyseerd worden volgens de doelstellingen.
Daarnaast is het gebruik van deze tool, en de rol ervan binnen procesmanagement, in de organisatie geïntegreerd door o.a. de juiste rollen te definiëren en deze te begeleiden waardoor het procesmanagement overgedragen kon worden naar de interne organisatie.
Resultaat en toegevoegde waarde
De toolselectie heeft ertoe geleid dat er een geschikte basis ontstaan is voor processen beheersing en controle. Uit de procesanalyse zijn meerdere verbeterpunten geïdentificeerd, die onder andere kostenefficiëntie bereiken. Tot slot is er een set van processen vastgelegd die de nieuwe interne procesrollen actief kunnen beheersen en controleren. Dit dankzij een basis procesmanagement framework dat kan worden uitgebreid naar gelang de doelstellingen wijzigen. De interne organisatie is volledig aangehaakt om hierin een rol te spelen.
